Основная часть отчета по дистанционной практике КнАГУ. Часть 4

 Комплексное задание

Основные принципы, этапы и правила проведения изменений при совершенствовании деятельности в организациях

Существует несколько принципов управления процессом изменений, о которых необходимо непременно знать и помнить.

1. Необходимо согласовать методы и процессы изменений с обычной деятельностью и управленческими процессами в организации. Возможна борьба за ограниченные ресурсы: некоторых людей могут хотеть использовать как для планирования или разработки перемен, так и для выполнения текущих дел. Эта проблема становится особенно острой и деликатной для компании, где происходят крупные изменения, и вопрос, прежде всего, заключается в том, как добиться этого без существенных потерь в текущем бизнесе и производительности.

2. Собственникам компании и топ менеджменту компании следует определить, в каких конкретных мероприятиях, в какой степени, и в какой форме они должно прямо принимать участие. Основной критерий — сложность выполняемых действий и их важность для компании. В крупных организациях собственники не могут сами участвовать во всех изменениях, однако некоторыми из них должны руководить лично или найти подходящий способ, явный или символический, оказания и проявления управленческой поддержки. Поощрительные послания со стороны руководства служат важным стимулом в осуществлении перемен.

3. Необходимо согласовать друг с другом различные процессы перестройки компании

4. Управление изменениями включает различные аспекты — технологические, структурные, методические, человеческие, психологические, политические, финансовые и иные. Так как в процессе участвуют узкие специалисты, они часто пытаются навязать свой ограниченный взгляд на сложную и многостороннюю проблему.

5. Управление изменениями включает решения о применении различных подходов и способов вмешательства, которые помогают правильно начать, систематически вести работу, справляться с сопротивлением, добиваться поддержки и осуществлять необходимые перемены

Процесс осуществления нововведений проходит в три этапа:

подготовка — обрабатываются идеи предыдущей практики и проводится подготовка персонала к изменениям;

непосредственное проведение изменений — работников убеждают в необходимости отказаться от старых принципов работы;

закрепление результатов — новые принципы работы закрепляются и перерастают в новую практику в целом.

Основными этапами проведения изменений являются следующие:

размораживание: анализ и обработка идей и результатов предыдущей практики; персонал при этом готовят к изменениям;

изменение: персонал убеждают в необходимости отказаться от старых способов работы;

замораживание: новые способы работы закрепляются или перерастают в новую принятую персоналом систему;

оценка: сопоставляются усилия и затраты, которые связаны с внедрением нововведений, с изначальными успехами, а также с тем, что ожидается в перспективе.

Основные проблемы на различных этапах проведения изменений:

размораживание — необходимо определить и преодолеть первоначальное сопротивление, а также уметь заставить персонал принять образ мыслей или систему, необходимую для осуществления нововведений;

изменение — требуется очень тщательное планирование;

замораживание — необходимо обеспечить постоянный характер изменений. А для этого нужна заинтересованность людей, их умение планировать, способность рисковать;

оценка — необходимо обеспечить адекватную оценку эффективности проведенных изменений, что довольно трудно сделать за короткий период. Основная проблема — выбор метода оценки.

Следует отметить, что особые трудности, сопряженные с проведением этапов размораживания и замораживания, заключаются в следующем:

— тот персонал, на котором сказываются изменения, может быть не в состоянии с ними справиться;

— некоторые аспекты нововведений могут не оправдать ожиданий;

— необходимая организационная поддержка может присутствовать в недостаточной степени;

— недостаточно обоснован выбор стратегии преодоления сопротивления.

5.2 План выполнения работ по внедрению технологических или организационных изменений

Проведя всесторонний финансовый анализ мы выявили проблемы организации. Основными путями повышения финансовой устойчивости и активности предприятия являются:

1. Ввод новой штатной единицы – финансового менеджера. Так как предприятие небольшое можно рассмотреть аутсортинг менеджера.
2. Возложить следующие функции на финансового менеджера: проведение всестороннего финансового анализа (ежеквартально), определение оптимального состава и структуры дебиторской задолженности, определение надежности покупателя и вероятность задержки оплаты от покупателя, прописать политику сбора дебиторской задолженности, вводить в заключаемые договора систему скидок и неустоек.
3. Рассмотреть вопрос о увеличении собственного капитала, для оптимизации показателей бухгалтерского баланса. Оптимизировав бухгалтерский баланс мы сможем обратится в лизинговую организацию для обновления основных средств. Процедуру оптимизации финансовых показателей так же возложим на финансового менеджера.

5.3 Технико-экономическое обоснование мероприятий

В организации ООО «Сергеев» на сегодняшний день работает 14 человек, 10 из которых рабочие. Мы предлагаем провести реорганизацию численности организации. В связи с уменьшением объема работ убрать одного рабочего, но ввести в штатное расписание новую единицу – финансовый менеджер. Законами РФ определено, что организация может сама координировать количество нанятых работников. Также по инициативе руководителя могут добавляться сотрудники, переименовываться имеющиеся должности или производится сокращения.

Новое штатное расписание организации ООО «Сергеев» отражено в таблице 13

Таблица 13 – Новое штатное расписание организации

Но для каждого из перечисленных действий необходимо иметь серьезные обоснования.

Классический расчет эффективности вводимых мероприятий имеет вид

где Еэф- экономическая эффективность;

Р – результат, полученный от мероприятия;

З – затраты, понесенные на достижение результата

Затратами будем считать заработную плату финансовому менеджеру 28 тыс. р. в месяц. Результатом – возвращенная просроченная дебиторская задолженность организации. На 31.12.2016 год она составляет 35956 тыс.р. Составим график возврата данной задолженности, то есть в месяц надо производить возврат 2996 тыс.р.

Таким образом, за год экономический эффект 1284 тыс.руб.

Исходя из проведенных расчетов составим таблицу 14.

Таблица 14 – Технико-экономические показатели проекта в год, тыс.р.

Ожидаем, что в результате нововведений кредиторская и дебиторская задолженности уменьшатся минимум на 2 млн. р. в месяц.

Работа по уменьшению дебиторской и кредиторской задолженности на сегодняшний день в компании не ведется. Поэтому мы считаем, что проведя данную работу мы в любом случае получим экономический эффект. Финансовому менеджеру предстоит выполнить следующую работу:

— еще до начала сотрудничества с потенциальными покупателями рассматривать заверенные в налоговой инспекции копии бухгалтерского баланса и поквартального отчета о финансовых результатах за два-три года. Для удостоверения, что компания не подпадает под признаки фирм-однодневок;

— оценивать ее платежеспособность и деловую репутацию новых клиентов;

— не ограничиваться проверкой только новых клиентов. Проводить оценку текущих дебиторов не реже двух раз в год по следующим показателям — коэффициент абсолютной ликвидности, коэффициент текущей ликвидности, обеспеченность обязательств компании активами.

— подготовить отчет о движении денежных средств косвенным методом по данным бухгалтерского баланса клиента. Он поможет понять, откуда поступили деньги на счета компании и на какие цели ушли. Например, если кредиторка возросла, а кредитный портфель сократился, значит, покупатель закрывает кредиты. Рост товарных запасов может говорить о высокой доле неликвидов;

— чтобы дебиторы платили вовремя, зафиксировать в договоре скидки за досрочную оплату и штрафы за просрочку;

— контролировать платежи дебиторов;

— разрабатывать график погашения долгов;

— передавать долги факторинговым компаниям, коллекторам.