Заключение для курсовой работы

Целью делопроизводства является повышение эффективности деятельности предприятия на базе применения информационных систем (ИС) и информационных технологий (ИТ).

Важная роль информации в управлении и во всей работе любой современной организации требует от руководителей не только владеть информационными технологиями, но и формировать информационную политику организации. Защита информации, ее быстрая и точная обработка, своевременное получение необходимых сведений входили в комплекс интересов и сферу делопроизводства в целом и документационного обеспечения управления в частности.

В российском документоведении термин «управление документами» был введен ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования».

В качестве регулирующих актов используются международные акты, национальные законы, правительственные постановления, рекомендательные акты типа международных и национальных стандартов, договорные документы. В последнее десятилетие эти акты касаются преимущественно использования электронных документов и направлений их применения. В США особую роль в формировании нормативной базы (управлении документацией) играет Национальный архив США (NARA) и его подразделение Национальное управление архивов и документации. Согласно требованиям NARA, руководитель каждого федерального ведомства должен обеспечить управление электронными документами. Для этого следует:

— назначить лицо, ответственное за применение внутриведомственной программы управления всей документацией – создаваемой, получаемой, используемой или хранящейся на электронных носителях;

— интегрировать систему управления электронной документацией с другими документами и информационными ресурсами учреждения;

—  обеспечить соответствие системы делопроизводства требованиям законодательства;

— обучать пользователей, обновлять программную документацию, соблюдать установленные правила хранения документов, обеспечивать их соответствие действующим стандартам.

Именно этот подход нам стоит перенять для систематизации этой работы.

В этом контексте представляет интерес Закон США “О сокращении работы с документами” (1980 г.), который пока не находит отражения в отечественных разработках. Суть его заключается в создании отраслевых – ведомственных – центров информации, к которым должны обращаться любые организации при необходимости сбора каких-либо сведений, и только в том случае, если данные сведения в центрах информации отсутствуют, организации дается разрешение на самостоятельный сбор интересующей информации. Положения закона касаются информации на любых носителях. Этот закон позволил существенно сократил бумажный документооборот в США и нам, пожалуй, стоит разработать его аналог.

В Великобритании действует правительственная программа по совершенствованию делопроизводства. В официальном документе Великобритании “Модернизация государственного управления” всем государственным организациям поставлена цель – перейти на управление документацией при помощи электронных средств к 2004 г., при одновременном сохранении бумажных документов. Закон “О защите данных” (1998 г.) распространяется на документы на любых носителях. Государственный архив Великобритании выпустил руководство, устанавливающее порядок применения этого закона при управлении документацией, и опубликовал стандарты, руководства и методики по управлению документацией на любых носителях в процессе их полного жизненного цикла – от создания до передачи на государственное хранение. В 2002 г. Государственным архивом Великобритании были разработаны Функциональные требования к системам управления электронными документами. Британские фирмы – разработчики систем делопроизводства, заинтересованные в том, чтобы их программные продукты были оценены на соответствие этим требованиям, проходят соответствующее тестирование в Национальном архиве.

Следует отметить, что в России уже существуют аналоги этих документов. Например, программы МЭДО и СМЭВ, однако, они пока еще не полностью реализованы, в том числе из-за несовершенства отечественной нормативной базы.

В ФРГ в 2000 г. правительство приняло Общие правила работы федеральных министерств, в которых подробно представлены организационно-технологические процедуры обработки документов на бумажной основе и даны принципиальные указания по работе с электронными документами. Законодательство ФРГ наделило государственные архивные органы правом и обязанностью помогать правительственным учреждениям разного уровня в вопросах делопроизводства. Например, Закон “Об обеспечении сохранности и использовании архивных документов федерального уровня” (1988 г.) устанавливает, что федеральный архив консультирует высшие органы государственной власти, федеральные учреждения, объединения и суд в вопросах делопроизводства.

В России Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 в ред. 28.12.2017 г. скорее тормозит это процесс, чем регулирует его.

Таким образом, в развитых зарубежных странах действует нормативно-методическая база делопроизводства, одно из ведущих мест в формировании которой принадлежит государственным архивным организациям.

Документооборот в РФ регламентирован законодательством, которое отчасти носит формальный и зачастую локальный характер, но, выходя за рамки отрасли, на которую он нацелен. Ярким примером здесь может служить ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», в котором «информационная система» понимается как СЭД, хотя в документоведении это более широкое понятие.

Развитие документооборота в России имеет свои характерные особенности. На отечественном рынке существует два направления развития и внедрения систем документооборота – российское и западное.

Практика отечественного документооборота ведет к увеличению затрат предприятия и повышает себестоимость продукции (работ, услуг) из-за того, что при том бумажный документооборот не исчезает. Положительным моментом является обеспечение контроля операций на разных уровнях управления.

Принципы западного делопроизводства существенно отличаются от российских и опираются на традиции не только высокой исполнительской дисциплины работников, но главное на стабильное и преемственное нормативное регулирование процесса делопроизводства.

В целом, изученный зарубежный опыт делопроизводства в целом опережает российский. Возможно из-за того, что эти страны раньше приступили к реализации стратегий информационного общества и электронного правительства.

Недостаточная научно-теоретическая разработанность, а также отсутствие должного внимания нашего государства к формированию концептуальной базы и разработке единых подходов к организации ДОУ за собой влекут отрицательные последствия, в т.ч. отрыв от международных технологий и правил, недостаточную ценность и неэффективность информационных сохраняемых ресурсов и т.д.

Сегодня работы по многим аспектам проблемы ДОУ имеют спорадический, обычно, некоординируемый характер по таким направлениям, как:

— разработка нормативно-методических единых правил, принципов и основ традиционного документационного обеспечения управления (ВНИИДАД – Росархив);

— разработка нормативно-методических единых правил, принципов и основ электронного документооборота (Минкомсвязь, без должного внимания к рекомендациям ВНИИДАД-Росархива);

— унификация и стандартизация документов (ВНИИДАД — Росархив, Росстандарт);

— обеспечение защиты информации и информационной безопасности (ФСБ, Минкомсвязь и др.).

Без координации этой работы на государственном уровне, пожалуй невозможно ее качественно исполнить.

Основополагающую роль в решении проблем должен сыграть Закон о документации РФ, который позволит нормативно закрепить более существенные положения и общие принципы документационного обеспечения управления в России.

Важной также представляется разработка правовых государственных актов, которые устанавливают нормы (правила, стандарты) ведения ДОУ и контроля за документацией (хотя бы государственной), а также меры ответственности за их нарушение.

В этих аспектам, нам есть чему поучиться у развитых зарубежных стран, в том числе представленных в данной работе.

Скачать заключение для курсовой работы можно по ссылке: Скачать заключение для курсовой работы