Основная часть для курсовой работы

1. Организация делопроизводства в Соединенных Штатах Америки

1.1. Нормативно-правовое регулирование вопросов делопроизводства в США

Система делопроизводства в Соединенных Штатах Америки, которая сложилась на сегодняшний день — это результат исторического и длительного развития, на ход которого влияли разнообразные факторы: создание современной нормативной базы, постоянный рост числа документов, влияние многих культур.

Данная отрасль собственные истоки берет с 1779г. после подписания основного исторического документа США — «Декларации о Независимости». Данный документ был грамотно составлен и включал такие реквизиты как: подпись, текст документа, место издания, дата документа, наименование вида документа, наименование организации. Такой старт, безусловно, возложил на государство обязанность поддерживать и развивать статус прогрессирующей, юридически подкованной и грамотной страны в делопроизводстве.

В США первым конституционным документом стали «Статьи Конфедерации», которые вступили 1.03.1781 г. Они затрагивали вопрос стенографирования и документирования. В статье 6 говорилось о правомерности заключения соглашений и договоров руководителей штатов с лидерами иных стран без одобрения Конгресса, о правомерности их переписки. О необходимости систематической публикации политического «Журнала», содержащего сведения о новостях внутренней и международной политики отмечалось в статье 9. Этот документ стал первым, который заложил нормативную базу делопроизводства в США.[1]

Эти все исторические документы только касались делопроизводства, но понятийного четкого аппарата не было, не было этапов работы, типовых форм, жесткой регламентации.

Огромную нормативную базу, совершенно новые разработки и новые понятия в отрасль по работе с документами принес XX век.

В процессе того, как формировалось общественное мнение о роли документов в управлении, предпринимались попытки юридически закрепить и организационно оформить как особую государственную функцию, деятельность, которая связана с хранением, использованием и созданием документов.

В 1946 г. вышел Закон «Об Административной процедуре» США, который стал основным нормативным актом для делопроизводителей — регламентировал правила оформления документов разнообразных видов и форм, которые выдаются государством и приобретаются от граждан, утверждая тем самым бланки документов для определенных вопросов.

Закон 1950 г. США «О федеральных документах», по мнению президента Трумэна Г., стал важным нормативным актом, регулирующим процесс работы с документами (уничтожение, хранение, обслуживание и создание). Помимо этого, для здорового документооборота в органах государственной власти, он регламентировал разработку программы управления документами.

Принятие данного закона утвердило окончательно жизнеспособность новой специальности, связанной с работой по обеспечению сохранности документов государственных органов Соединенных Штатов Америки.

Принятое этого закона, окончательно утвердило жизнеспособность новой специальности, которая была связана с работой по обеспечению сохранности текущих документов государственных органов США.

Закон «О сокращении объема работы с документами» (.Paper work Reduction Act) от 11 декабря 1980 года был рассмотрен и затем утвержден в качестве федерального. Он стал следствием неоправданного накопления огромного числа документов, затратами на канцелярские товары, на дополнительные рабочие места и нехваткой места для хранения.

Закон 1986 года «О конфиденциальности электронных коммуникаций» является интересным с точки зрения защиты личных документов. Согласно этому закону Правительство США имеет право читать личные сообщения, письма, документы, содержащиеся на просторах Интернета более 180 дней, и даже если удалить документы, их копи все равно будут храниться на серверах и ими могут воспользоваться уполномоченные органы.

Закон «О ликвидации бумажного документооборота в государственных органах» (IGovernment Paper Work Elimination Act) 1998 года вышел на фоне «технологического бума», он поднял делопроизводство на новый уровень. Теперь система работы с документами представляется как высокотехнологическая программа, в которой основной документооборот осуществляет машина, а специалисты становятся квалифицированными в области электронных вычислений.

В основной массе документы перешли в электронный вид, но некоторые остались и в традиционной бумажной форме.

Проект «Архив электронных документов» (Electronic Records Archives) являлся важным для сферы хранения электронных документов. В его основе лежит создание архивной системы «архивов будущего», позволяющих обеспечивать доступ, сохранность и обработку электронных документов, независимо от типа носителя и программного обеспечения.

1.2. Роль национального архива США в национальном регулировании делопроизводства

Национальный Архив США выполняет функцию банка памяти. В нем хранится несколько миллиардов страниц документов, включая оригиналы Декларации независимости, Конституции США и Билля о правах.
National Archives and Records Administration (NARA)) — независимое правительственное агентство Соединенных Штатов Америки. Создано в 1984 г.

Тексты самых главных первых государственных документов США на пергаменте тщательно охраняются, так как в соответствии с этими документами формировалось правительство и страна в течение более двух столетий. [2]

Документы сохранят навсегда надежды, мечты и стремления, которые Отцы-основатели американской демократии создавали для граждан своей страны. За стенами ротонды в архивохранилище находятся документы, отражающие историю США, бизнес, работу правительства и права граждан.

Кроме совместных проектов с Министерством обороны Национальный архив ведет и свои собственные нормативные разработки по вопросам создания, хранения, использования и размещения электронных документов в правительственных учреждениях. Нормы, закрепленные в части 1234 главы 36 Свода федеральных правительственных нормативных актов, распространяются на создание, хранение, использование и размещение федеральных электронных документов.

Одним из наиболее приоритетных направлений деятельности NARA является управление электронными документами электронного правительства и участие в формировании нормативных основ в этой области. Концепция электронного правительства представляет собой внедрение информационно-коммуникационных технологий в процесс взаимодействия органов власти разных уровней друг с другом, населением и бизнесом. Национальный архив является ответственным разработчиком инициативы «Управление электронными документами электронного правительства» — одной из 24 инициатив в рамках создания электронного правительства в США. Этот проект обеспечит руководство управлением электронными документами во всех правительственных учреждениях. И если ранее Национальный архив принимал электронные документы только на магнитной ленте или оптических дисках, то теперь в Национальный архив поступают электронные документы различных типов и форматов. Ответственный разработчик этого проекта — Национальный архив США.

В Национальном архиве США работают высококвалифицированные и талантливые служащие, и вся работа выполняется с предельным профессионализмом. Клиенты архива — американские люди, которым архивисты посвящают свою работу, обслуживая их с наибольшей эффективностью. Чтобы достичь запланированных целей, архивисты США намерены непрерывно улучшать программы работы и услуги, применяя различные новшества и используя современные технологии. Всегда архивисты остаются абсолютно аполитичными при работе с коллегами и клиентами, и всю работу выполняют с любезностью и уважением.

Коммунальное обслуживание — центральный принцип работы архивов и архивистов и видения будущего. Документы Национального архива США принадлежат американским людям, и архивисты трудятся ежедневно, чтобы гарантировать, что документы пригодны к употреблению и доступны. Эти документы документируют права правительства и права, людей и действия всех правительственных учреждений и чиновников; возможность исследовать документы является краеугольным камнем американской демократии.

Фонды НАРА на всех носителях — на бумаге, пленке или в электронном виде и т.д. — постоянно растут, поскольку быстро увеличивается число правительственных документов. В то же самое время увеличивается общественный доступ к документам. У НАРА все еще есть необработанные фонды, которые не доступны для общественности. Новые документы прибывают быстрее, чем их можно обработать. Ясно, что архивисты должны перефокусировать внимание и ресурсы на то, чтобы как можно большее количество документов стало доступным для общественности.

Проблемы безопасности, возникшие в связи с угрозами террористов, воровством, стихийными бедствиями и уязвимостью компьютерных систем, навсегда изменили наше правительство и способ, которым мы думаем и заботимся о наших документах. Несмотря на изменения в работе американского правительства, основная миссия НАРЫ остается прежней — сохранять, обрабатывать и обеспечивать доступ к документам правительства. При демократии правительственные документы принадлежат гражданам страны, а обеспечение доступа к документам является жизненно важным обязательством архивной службы.

НАРА, чтобы встретить следующее десятилетие, должен тщательно запланировать и мудро использовать ресурсы для лучшего обслуживания посетителей. НАРА не может просто продолжить делать то, что делал всегда. НАРА должен вновь исследовать бизнес-процессы и переоценить выгоды от программ так, чтобы работать в самой эффективной и рентабельной манере. В то же самое время, НАРА должен идти вперед и привести архивное сообщество к управлению документами с помощью инновационных программ и новых стратегий, стремясь улучшить обслуживание клиентов.

НАРА следует целям, указанным в данном стратегическом плане, благодаря преданному, талантливому, профессиональному штату сотрудников. НАРА должен создать условия для профессионального роста своих сотрудников, должен оборудовать их рабочие места нужными машинами и научить их новым навыкам работы. НАРА обязан справляться с проблемами, о которых архивисты только начинают предполагать.

Правительственные документы имеют различные формы, включая:

• письменные бумажные документы;
• карты, рисунки, иллюстрированные, и аудиовизуальные документы постоянной ценности;
• цифровые документы, произведенные в многократных форматах компьютерами;
• экспонаты и документы из Президентских библиотек;
• исторические коллекции документов, пожертвованные отдельными известными американцами или частными фондами.[3]

Один лишь Национальный архив США является архивом правительства Соединенных Штатов, ответственным за охрану документов всех трех ветвей федеральной власти. Этот архивный мандат уникален. Именно документы олицетворяют историю страны, так же, как права правительства и права людей, и поддерживают принципы демократии, которые позволяют гражданам исследовать действия своего правительства. Миссия НАРА состоит в том, чтобы гарантировать, что общественность может найти и использовать документы своего правительства.

Стратегические цели:

1. Являясь национальным хранилищем документов, НАРА гарантирует преемственность и эффективность работы федеральных программ, расширяя участие Национального архива в руководстве правительственной документацией.
2. НАРА обязуется хранить и обрабатывать документы с соблюдением всех юридических норм, чтобы гарантировать доступ общественности к документам.
3. Гарантирует рассмотрения требований времени, касающиеся правительственных электронных документов, чтобы добиться успеха в выполнении миссии Национального архива в век цифровой информации.
4. Обеспечение быстрого, легкого и безопасного доступа к архивным фондам по всей стране и в любое время.
5. Увеличения доступа к архивным документам всеми возможными способами, которые повысят грамотность гражданского населения, привлекая для этого архивные фонды, библиотеки, музеи, общественность, сферу образования и программы-гранты.
6. Оборудовать Национальный архив новой техникой, чтобы удовлетворить изменяющиеся потребности архивных пользователей.

[1] Храмцовская Н.А. Россия и США: современные проблемы управления документами в государственной власти // Делопроизводство. – 2012. — № 5. – С. 28-35.

[2] Храмцовская Н.А. Тоги сбора идей по улучшению управления документами в федеральных органах исполнительной власти в США // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2012. — № 5. – С. 28-35.

[3] Храмцовская Н.А. Тоги сбора идей по улучшению управления документами в федеральных органах исполнительной власти в США // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2012. — № 5. – С. 28-35.

Скачать основную часть для курсовой работы можно по ссылке: Скачать основную часть для курсовой работы